Videovergaderen? Dit zijn de ongeschreven regels.

Teams, Zoom, Google Meet of Skype for Business… videovergaderen met collega’s op afstand is populairder dan ooit. Wel handig om te weten hoe je je in een videovergadering dient te gedragen. Dit zijn de regels die je tijdens deze online meetings in acht hoort te nemen.

Videovergaderen is tegenwoordig dankzij moderne technologie een fluitje van een cent. Iedere laptop beschikt over een webcam en voor een nog beter resultaat zijn er externe, losse webcams in allerlei soorten en maten. Toch ligt een iets te ontspannen omgang op de loer. Zolang collega’s niet samen in een ruimte zijn en sommigen vanuit huis deelnemen aan een videovergadering, kunnen bepaalde onbeleefdheden en onbedoelde ongemakkelijke situaties vaker plaatsvinden. Met onderstaande regels en tips voorkom je pijnlijke situaties én zorg je dat videovergaderen net zo effectief is als meetings waarbij iedereen ter plekke is.

  1. Wijs 1 iemand aan die de vergadering leidt. Dat is online nog noodzakelijker dan tijdens een ‘normale’ meeting. Deze persoon gaat snel het rondje van de ingelogde medewerkers af en als iedereen kort zijn zegje heeft gedaan, kan de vergadering beginnen.  
  2. Zorg dat iedereen zijn geluid en beeld aan heeft. Je laat met het beeld aan zien dat je respect hebt voor de andere deelnemers. Je bent echt actief aanwezig in de call, zonder dat je ondertussen iets anders aan het doen bent. Een goede headset met een goede ingebouwde microfoon is minstens zo belangrijk. Op deze manier kan iedereen elkaar goed en helder verstaan. De ingebouwde microfoons van de laptops zijn doorgaans wel ok, maar een headset is echt velen malen beter en daarom zeer aan te raden. Er zijn zelfs headsets, waarbij de microfoon noice cancelling ondersteunt.
  3. Zorg dat je in een rustige omgeving deelneemt aan de vergadering, bij voorkeur in een afgesloten ruimte met een goede, stabiele internetomgeving en waar de deur dicht kan. Het is niet erg als er spontaan een kind of hond door het beeld loopt, maar zoek dergelijke afleidingen niet op. Ramen zijn bij voorkeur ook dicht zodat eventueel verkeer of potentiële werkzaamheden in de buurt niet als storend achtergrondgeluid aanwezig zijn. 
  4. Praat niet door elkaar heen. Steek je vinger op als je iets bij wilt dragen of spreek een ander universeel teken af waardoor iedereen snapt dat iemand wat wil zeggen. Onderbreek elkaar niet en wacht tot iemand is uitgesproken. Diegene die de vergadering leidt dient hier extra goed op toe te zien. 
  5. Als iemand anders iets presenteert of vertelt, ga je niet op je telefoon kijken of ondertussen mailtjes beantwoorden. Dat is echt not done. Die verleiding is op afstand nog groter dan normaal, omdat het minder opvalt als je meerdere schermen open hebt staan. Blijf kortom bij de les. 
  6. Zorg ervoor dat je telefoon op stil staat en alle notificaties uitstaan. Het leidt anders alleen maar onnodig af. Zorg ook dat er op de achtergrond niet een taart in de oven staat of een stoofschotel staat te borrelen die je aandacht vraagt. 
  7. Ga respectvol met elkaar om en zorg dat iedereen even aan het woord komt. Dat is met name tijdens een videovergadering extra waardevol voor de cohesie van het team, ook al is niet iedereen fysiek bij elkaar. 
  8. Ken de tools en de programma’s waarmee je werkt. Collega’s die niet te horen zijn, of voortdurend wegvallen vanwege een slechte verbinding, mensen die niet weten hoe ze een scherm moeten delen, de camera zo positioneren zodat alleen je kruin zichtbaar is, een Powerpoint presentatie die niet opstart… het kan allemaal hilarisch zijn maar ook voor onnodige irritaties zorgen. Maak je wegwijs met het videovergaderprogramma van dienst zodat je niet tijdens een online meeting opeens nog van alles uit moet zien te vogelen. 
  9. Begin en eindig op tijd. Ook al hoef je misschien geen aparte ruimte te boeken, begin op de aangegeven tijd. En wat sowieso altijd geldt voor alle vergaderingen: ga niet langer door dan noodzakelijk. Spreek van tevoren dan ook een maximale tijd af met elkaar.

 

1111